Kişi kartına ne kaydedilmeli sorusunun cevabı, işe yarayan bir rehberle uzun bir ilk ad listesi arasındaki farktır. Çoğu kart aceleyle, bir ad ve bir numarayla oluşturulur ve yıllarca öyle kalır. Bu yazıda hangi alanları doldurmaya değdiğini, onları sonra da anlam taşıyacak şekilde nasıl yazacağını ve neyi dışarıda bırakmanın daha iyi olduğunu anlatıyoruz.
Ad ve numara neden yetmiyor?
Kişi kartı, gelecekteki kendine bıraktığın bir nottur. Kaydettiğin an "Elif"in kim olduğunu çok iyi bilirsin. İki yıl sonra, telefonunda üç tane Elif varken bilemezsin.
Sorunlar genelde üç yerde çıkar:
- Arama. Kişiyi soyadıyla değil, mesleğiyle ya da nerede tanıştığınızla hatırlarsın.
- Telefon değiştirme. Garip biçimlendirilmiş ya da ülke kodu eksik kartlar içe ve dışa aktarmada sorun çıkarır.
- Bağlam. Biri uzun bir aradan sonra aradığında, seninle "Pardon, kim demiştiniz?" arasında yalnızca o kart vardır.
Kaydettiğin anda doldurulan birkaç ek alan bunun çoğunu çözer.
Doldurmaya değer alanlar
Ad ve kişinin gerçekten kullandığı ad
Ad ve soyad alanlarına tam ve doğru adı yaz. Kişi başka bir adla biliniyorsa, gerçek adın yerine yazmak yerine ayrı bir tercih edilen ad ya da takma ad alanı kullan. Takma adı "Memo" olan "Mehmet Yılmaz" iki şekilde de bulunur; yalnızca "Memo" diye kaydedilmiş bir kartı ise sonradan eşleştirmek zordur, kişileri birleştiren ya da içe aktaran araçların da kafasını karıştırır.
Ad alanına "Ahmet tesisatçı" ya da "Elif diş" gibi ek kelimeler koymaktan kaçın. Hızlı gibi gelir ama sıralamayı bozar, arama ekranında tuhaf görünür ve tekrarlayan kayıtları fark etmeyi zorlaştırır. Mesleği, mesleğin alanına yaz.
Etiketiyle birlikte numaralar ve e-postalar
Çoğu insanın birden fazla numarası vardır. Her birini etiketiyle kaydet: cep, ev, iş. Etiketler önce hangi numarayı deneyeceğini söyler ve birinin ofisini akşam dokuzda aramanı engeller.
İşe yarayan iki alışkanlık:
- Numaraları her zaman ülke koduyla kaydet, örneğin +90 ya da +44. Biriniz yurt dışındayken de numara çalışır; bazı telefon özellikleri de numaraları yalnızca bu biçimde eşleştirir.
- Eski numarayı hemen silme. Biri numara değiştirdiğinde yenisini ekle, eskisini bir süre açık bir etiketle tut. Eski numaradan gelen mesajlar yine bir adla görünür.
Şirket, unvan ve meslek
En sık boş bırakılan ve en sık lazım olan alan budur. "Komşumun önerdiği muhasebeci kimdi?" çok sorulan bir sorudur; unvan alanında "Muhasebeci" yazan bir kart buna tek aramada cevap verir.
Mesleği aradığın gibi yaz. Onu "diş hekimi" diye düşünüyorsan, yalnızca kliniğin adını değil, "Diş hekimi" yaz.
Adres ve şehir
Tam adres, ziyaret ettiğin ya da bir şey gönderdiğin kişiler için faydalıdır. Diğerleri için çoğu zaman şehir yeterlidir: "Ahmet, İzmir" hatırlaması "Ahmet"ten çok daha kolaydır.
Doğum günü ve tarihler
Hatırlatmalı bir doğum günü, iletişimde kalmanın en basit yollarından biridir. Yalnızca gün ve ayı biliyorsan onu kaydet; çoğu rehber uygulamasında yıl isteğe bağlıdır.
Nerede ve nasıl tanıştınız?
Neredeyse kimsenin doldurmadığı ama en çok işe yarayan alan bu. "Ankara fuarında tanıştık, yan stanttaydı" ya da "Selin'in üniversiteden arkadaşı" yazmak bir adı bir insana dönüştürür. Aramayı da çok daha faydalı yapar: aynı etkinlikte tanıştığın herkesi bulabilirsin.
Rehber uygulamanda bunun için ayrı bir alan yoksa notlara yaz. Kişi hakkındaki fikrini değil, yeri ve vesileyi yaz.
Fotoğraf
Fotoğraf, arama ekranında ve uzun listelerde yardımcı olur. Kişinin paylaştığı bir fotoğrafı ya da iş bağlantıları için şirket logosunu kullan.
Notlar
Notlar başka hiçbir yere sığmayan bilgiler içindir: "Aramak yerine WhatsApp'ı tercih ediyor", "Ofis cuma günleri kapalı", "Bir şey göndermeden önce fatura adresini sor". Kısa ve somut tut. Bir not, kişiyle bir sonraki konuşmanda işine yarayacaksa doğru yerdedir.
Neleri dışarıda bırakmalı?
Bir kişi kartı çoğu zaman sandığından daha uzağa gider. Yedeklere kopyalanır, hesaplara senkronlanır, dosyalara aktarılır, bazen paylaşılır. Bazı şeylerin orada yeri yoktur:
- Parolalar, PIN'ler, banka ya da kart numaraları. VCF dosyası düz metindir; içindeki her şeyi dosyayı açan herkes okuyabilir.
- Karşı tarafın sağlık bilgileri ve benzeri hassas bilgiler, açık bir nedenin ve daha güvenli bir yerin yoksa.
- Kişinin okumasını istemeyeceğin yorumlar. Bir kartın bir gün başkası tarafından görülebileceğini varsay.
KVKK ve GDPR gibi düzenlemeler başkalarına ait bilgileri ciddiye alır. Genel bir ilke olarak, iletişimde kalmak için gerekeni sakla, fazlasını değil.
Kısa bir şablon
| Alan | Örnek | Neden işe yarar |
|---|---|---|
| Ad | Elif Kaya | Doğru sıralama ve eşleştirme |
| Tercih edilen ad | Dr. Elif | Onu gerçekte nasıl düşündüğün |
| Cep (etiketli) | +90 5xx xxx xx xx | Ona ulaşır, yurt dışında da çalışır |
| İş (etiketli) | +90 232 xxx xx xx | Doğru saatte doğru numara |
| Unvan / şirket | Diş hekimi, Alsancak'taki klinik | "diş hekimi" diye aranınca bulunur |
| Şehir | İzmir | Kişiyi hızla konumlandırır |
| Nerede tanıştınız | Mert önerdi | Bir sonraki görüşmede bağlam |
| Doğum günü | 14 Mart | İletişime geçmek için bir sebep |
Her kişi için her alanı doldurman gerekmez. İşe yarayan bir kural: yeni birini kaydederken en azından etiketi, mesleği ya da şirketi ve nerede tanıştığınızı ekle.
Callmory bunu nasıl yapıyor?
Callmory'nin kişi kartları bu alanlar üzerine kurulu. Her kişinin birden fazla numarası ve e-postası, şirketi, unvanı ve şehri olabilir; nerede ve nasıl tanıştığınız ve tercih edilen ad da kartta durur. Etiketler ve listeler aynı kartın üzerindedir. Ev, iş ve cep etiketlerinin adresler, doğum günleri ve fotoğraflarla birlikte içeri girerken ve dışarı çıkarken kayıpsız korunması geliştiriliyor; o gelene kadar içe aktarmadan sonra bu alanları kontrol et.
Desteklenen iPhone'larda kartvizit tarayabilirsin; Callmory kişi oluşmadan önce bilgileri kontrol etmen için gösterir. Yazılı ve sesli notların, hatırlatmaların ve takiplerin aynı kişinin zaman çizelgesinde durur; yani kart yalnızca iletişim bilgisi değil, konuştuklarınız da demektir.
Bilmen gereken iki şey var. Callmory'ye hangi kişileri alacağını sen seçersin; hiçbir şey sessizce yüklenmez. Ve Callmory'de bir kişiyi düzenlemek telefon rehberini kendiliğinden değiştirmez. Bir Callmory yedeğini geri yüklemek önce önizleme gösterir ve değişmiş bir kaydın üzerine sessizce yazmaz. Doğrudan telefon rehberine, onayınla geri yükleme ise geliştiriliyor.
Dolu kartlar aramayı da güçlendirir. Callmory'de şirkete, mesleğe ya da notlarındaki herhangi bir şeye göre arayabilirsin; bunu rehberde mesleğe göre kişi bulma yazısında anlattık. Bugün neyin hazır olduğunun tam listesi ana sayfada.
Kartları zaman içinde güncel tut
Bir kart, son güncellemesi kadar iyidir. Birkaç küçük alışkanlık yeter:
- Bir görüşmeden sonra değişen bir şey varsa düzelt: yeni numara, yeni iş, yeni şehir.
- Ayda bir, son eklenen kişilere göz at ve mesleği ya da nerede tanıştığınızı ekle.
- Telefon değiştirmeden önce bir yedek dosyası al. Dolu kartlar korunmaya değer; iPhone rehberi nasıl yedeklenir? yazısına bak.
- Aynı kişi için iki kart bulursan, hangi bilgilerin güncel olduğunu kontrol edip elle birleştir.
Sık sorulan sorular
Kişi kartına eklenecek en faydalı alan hangisi?
Çoğu kişi için unvan ya da şirket, ardından da nerede tanıştığınız. Ad aklına gelmediğinde hatırladığın bilgiler bunlardır.
Mesleği kişinin adına eklemeli miyim?
Hayır. Unvan ya da şirket alanına yaz. Ad alanındaki ek kelimeler sıralamayı bozar, tekrarları ve içe aktarmayı zorlaştırır.
Kişi kartında not tutmak güvenli mi?
Kısa ve somut notlar sorun değil. Dışa aktarılan rehber dosyaları düz metin olduğu için parola, kart numarası ve hassas bilgileri yazma.
Callmory numaraların orijinal etiketlerini koruyor mu?
Ev, iş ve cep etiketlerinin adresler, doğum günleri ve fotoğraflarla birlikte kayıpsız korunması geliştiriliyor. Kişi başına birden fazla numara ve e-posta, şirket, unvan ve şehir bugün çalışıyor.