Aramaya hazırlık: iki dakikalık rutin ve kontrol listesi

İyi bir aramaya hazırlık için bir saatlik araştırma gerekmez. İki dakika ve doğru üç bilgi yeter: geçen sefer ne konuşuldu, ne hâlâ açık ve bu sefer neyi konuşmak istiyorsun. Bu yazıda müşteri görüşmeleri, ekip toplantıları ve kişisel aramalar için aynı şekilde işleyen kısa bir rutin ve kontrol listesi bulacaksın.

Kısa hazırlık neden hiç hazırlanmamaktan iyidir?

Tuhaf geçen aramaların çoğu ilk dakikada bozulur. Geçen hafta çözülmüş bir şeyi sorarsın. Bir belge göndereceğine söz verdiğini unutursun. Karşı tarafın seni endişelendiriyor dediği konuyu sormayı kaçırırsın. Bunların hiçbiri derin bir araştırma gerektirmez. Yalnızca zaten bildiklerine hızlıca göz atman gerekir.

İki dakikalık hazırlık sana üç avantaj sağlar:

• Kaldığın yerden devam edersin. Karşı taraf aynı şeyleri tekrar anlatmak zorunda kalmaz.
• Açık işleri kapatırsın. İki tarafın da verdiği sözler havada kalmaz, konuşulur.
• İstediğini alırsın. Konuşacağın bir iki maddeyi yazmak aramayı odaklı tutar.

İki dakikalık rutin

Birinci dakika: geriye bak

O kişiyle ilgili notlarını aç ve üç soruya cevap ver:

1. Son önemli bilgi neydi? Son konuşmadan tek bir cümle. "İki tedarikçi arasında karar veriyordu." "Bütçe onayını bekliyordu."
2. Ben neye söz verdim? Yapacağını söylediğin her şey ve yapılıp yapılmadığı.
3. O benim için ne yapıyor? Sana borçlu olduğu her şey: bir belge, bir karar, bir tarih.

Bu soruları notlarından cevaplayamıyorsan, bu aramadan sonra daha iyi not alman gerektiğinin işaretidir. 20 saniyelik not şablonumuz aynı sorular üzerine kurulu.

İkinci dakika: ileriye bak

Şimdi bu aramadan ne istediğini yaz:

• Konuşacağın bir ya da iki madde. Kısa tut. On maddelik bir liste plan değildir.
• Onunla ilgili soracağın bir şey. Geçen sefer bahsettiği kişisel ya da işle ilgili bir konu: bir yolculuk, bir proje, ailevi bir olay.
• İstediğin sonuç. Bir karar, bir tarih, bir sonraki adım.

Hepsi bu. Notları kapat ve ara. Aramanın ortasında listeye bakmak zorunda kalırsan da sorun değil; karşı taraf bunu genellikle hazırlıklı olduğunun işareti olarak görür.

Kopyalayabileceğin kontrol listesi

Aramadan hemen sonra da iki satırlık bir not yaz ve takibi aklındayken kur. Bir sonraki aramanın hazırlığı orada başlar. Takipleri kişilere bağlı tutmak istiyorsan kişiye bağlı takip hatırlatmaları yazısına göz at.

Aramadan sonra: iki satır, bir takip

Hazırlığın en kolay kısmı aslında bir önceki aramanın sonunda yapılır. Telefonu kapattıktan sonraki ilk dakikada şu iki satırı yaz:

1. Bu aramada öne çıkan tek şey neydi? Bir sonraki aramada "son önemli bilgi" olarak karşına çıkacak cümle budur.
2. Kim neyi, ne zamana kadar yapacak? Sen bir şey söz verdiysen tarihini yaz. Karşı taraf tarih vermediyse uydurma; bir kontrol günü belirle.

Bu iki satırın ardından bir takip kur. Bir hafta sonra aynı kişiyi aradığında hazırlık, bu notu okumaktan ibaret olur.

Hazırlık notunda neler olmamalı?

• Uzun paragraflar. İki dakikada okuyamayacağın not, hazırlık için işe yaramaz.
• Tahminler. "Herhalde bütçeyi onaylamıştır" gibi cümleler, aramaya yanlış bir varsayımla girmene yol açar. Bilmiyorsan soru olarak yaz.
• Başkalarının hassas bilgileri. Sağlık ya da aile gibi konuları yalnızca gerçekten gerekiyorsa ve kısa tut.

Toplantılara hazırlanırken takvimi kullanmak

Takviminde duran aramalar ve toplantılar için takvimin kendisi iyi bir tetikleyicidir. Birkaç alışkanlık işe yarar:

• Günün sonunda yarının toplantılarına bak. Her biri için sor: içinde kim var ve onlarla ilgili notum var mı?
• Kişinin adını etkinlik başlığına yaz. "Elif Kaya ile görüşme", "Haftalık toplantı"dan daha kolay hazırlanılan bir başlıktır.
• Önemli toplantılardan önce kısa bir hazırlık bloğu koy. Beş dakika yeter.

Bir uygulamaya takvim erişimi vermeden önce bilmen gerekenler

Birçok uygulama hazırlanmana yardım etmek için takvimini okumayı teklif eder. İzin vermeden önce birkaç şeye bak:

• Erişim yalnızca okuma mı? Hazırlık için etkinlikleri okumak yeter, değiştirmek gerekmez.
• Etkinlikler nereye gidiyor? Bazı hizmetler takvimini kendi sunucularına kopyalar. Bazıları cihazda tutar.
• Başta kapalı mı? Açmayı sen seçmelisin.
• Sonra kapatabilir misin? iPhone'da her uygulamanın takvim erişimini sistemin gizlilik ayarlarından istediğin zaman gözden geçirebilirsin.

Takvim etkinlikleri çoğu zaman başka insanların adlarını, e-posta adreslerini ve toplantı konularını içerir. Bu erişime de rehberine verdiğin erişim kadar özen göster.

Callmory bunu nasıl yapıyor?

Callmory, notları ve takipleri ait oldukları kişiyle birlikte tutan bir iPhone uygulaması. iPhone betası bekleme listesi üzerinden aşama aşama açılıyor. Biri hazır, biri geliştirilen iki özelliği tam da bu rutin için yapıldı.

Görüşmeden önce (geliştiriliyor)

Görüşme öncesi görünüm geliştiriliyor. Önüne üç şey koyacak:

• O kişiyle ilgili notlarından son önemli bilgi.
• Hâlâ neyin beklediğini görmen için açık takipler.
• Not ettiğin maddeler önünde olsun diye konuşulacaklar.

O gelene kadar notların ve hatırlatmaların bugün de o kişinin zaman çizelgesinde durur; bağlam tek bir yerdedir. Her birinin kendi tarihi olan ayrı "Senin yapacağın" ve "Beklediğin" işleri geliştiriliyor; onlar gelene kadar iki tarafı da elle kurduğun takiplerle tutabilirsin.

Takvim hazırlığı (hazır)

İzin verirsen Callmory yaklaşan toplantıları içindeki kişilerin yanında gösterir. Bunu uygulamadaki takvim bağlantısı seçeneğinden açarsın. Takvim hazırlığı:

• Yalnızca okur. Callmory etkinlikleri okur, değiştirmez.
• Başta kapalıdır. Sen bağlayana kadar hiçbir şey okunmaz.
• Cihazda kalır. Etkinlikler cihazından hiç çıkmaz.

Bağladıktan sonra Bugün görünümü, yaklaşan toplantıları, kişilerinle eşleşen her katılımcı için tek dokunuşla açılan bir özetle birlikte gösterir. Kurulum adımları destek sayfasında.

Planlandı, henüz satışta değil

Birden fazla geçmiş nottan yapay zekâyla görüşme hazırlığı, planlanan Pro planının parçası. Henüz satışta değil; kapsamı ve fiyatı pilot testlerinden sonra belirlenecek. Ayrıntılar fiyatlandırma sayfasında. Yukarıda anlatılan hazırlık yapay zekâ kullanmaz.

Farklı aramalara farklı hazırlık

• Müşteri görüşmesi: sözlere odaklan. Sen neye söz verdin, o neye? Müşteriler hatırlandıklarını fark eder.
• Ekip toplantısı: tıkanıklıklara odaklan. Geçen sefer ne takılmıştı, hâlâ takılı mı?
• Bir arkadaşla ya da akrabayla hasret gidermek: geçen sefer anlattığı tek bir şeye odaklan. Taşınmanın nasıl geçtiğini sormak her gündemden daha değerlidir.
• Seni gerginleştiren bir arama: söylemen gereken tek cümleyi yaz. Ekranda durması işini kolaylaştırır.

Hangi tür arama olursa olsun, ortak nokta aynı: karşı taraf, kendisini dinlediğini ve söylediklerini hatırladığını hissettiğinde görüşme daha kısa, daha net ve daha verimli geçer. Bunun için olağanüstü bir hafızaya ihtiyacın yok. Her görüşmeden sonra iki satır, her görüşmeden önce iki dakika yeterli. Birkaç hafta sonra bu alışkanlık otomatikleşir ve hazırlık, telefonu eline almadan önce yaptığın doğal bir adıma dönüşür. Zamanla notların da birikir; bir kişiyle yıllar içinde konuştuğun önemli şeyler tek bir yerde durur ve kimseyi aynı soruyu iki kez sormak zorunda bırakmazsın.

Sık sorulan sorular