Görüşme sonrası not alma yaklaşık yirmi saniye sürer ve görüşme sırasında aldığın notlardan çoğu zaman daha değerlidir. Telefonu kapattıktan sonraki ilk dakika, her şeyin hâlâ taze olduğu andır: ne konuştunuz, ne söz verdin, karşı taraftan ne bekliyorsun. Bir saat sonra ayrıntılar çoktan kaybolmaya başlar.
20 saniyelik şablon
Not uzun olmak zorunda değil. Üç soruya cevap vermesi yeterli:
- Ne konuştuk? Tek cümle.
- Ben ne yapacağım, ne zamana kadar?
- Karşı taraftan ne bekliyorum, ne zamana kadar?
Örnek:
Ahmet'le konuştum. Mutfak dolapları için teklif istiyor. Ben: Cuma teklifi göndereceğim. Ondan: duvar ölçüleri, tarih vermedi.
Şablonun gücü kısalığında. Uzun bir not yazmayı düşündüğünde çoğu zaman hiç yazmazsın; üç satırlık bir not ise arabaya binmeden, bir sonraki toplantıya girmeden önce biter.
Bu kadar. İkinci ve üçüncü satır, sonradan seni en çok kurtaracak olanlardır. İlk satır bağlam içindir; diğer ikisi ise bir konuşmayı gerçekten ilerleyen bir işe çevirir.
Birkaç saniyen daha varsa isteğe bağlı bir satır ekle: hatırlamaya değer kişisel bir ayrıntı. "Kızı gelecek ay üniversiteye başlıyor." "E-posta yerine WhatsApp'ı tercih ediyor." Bir sonraki görüşmeyi sıfırdan başlamak yerine kaldığınız yerden devam ettiren şey bu ayrıntılardır.
Gündelik görüşmelerden üç örnek
Şablon hem iş hem özel hayat için çalışır. Birkaç örnek ne kadar az şeyin yettiğini gösteriyor.
Bir müşteri görüşmesi
Elif'le web sitesi hakkında konuştum. İletişim sayfasının yukarı taşınmasını istiyor. Ben: salıya kadar iki yerleşim seçeneği göndereceğim. Ondan: ekibinden yeni fotoğraflar, "bu hafta".
Ev sahibi ya da tamir görüşmesi
Yöneticiyle su kaçağı hakkında konuştum. Ben: bu akşam fotoğrafları göndereceğim. Ondan: tesisatçı ziyareti, perşembe sabahı dedi.
Bir aile görüşmesi
Annemle konuştum. Doktor randevusu ayın 14'üne kaydı. Ben: 13'ü için tren bileti alacağım. Ondan: kliniğin adresini gönderecek.
Neyin eksik olduğuna dikkat et: tam bir döküm yok, görüşmenin nasıl geçtiğine dair uzun bir paragraf yok. Yalnızca bir hafta sonra işin tam olarak nerede durduğunu bilmene yetecek kadar bilgi var.
Neden iki ayrı liste?
Çoğu hatırlatma uygulaması yalnızca senin yapacaklarını tutar. Oysa işlerin büyük kısmı karşı tarafın sana borçlu olduğu bir şey yüzünden durur: bir belge, bir onay, bir ölçü, bir cevap. "Ondan bekliyorum" listesi olmadan bunlar sessizce gözden kaybolur ve iki hafta sonra "Ben de senden haber bekliyordum" cümlesini duyarsın.
İki tarafı ayrı tutmanın birkaç faydası var:
- Ne zaman hatırlatacağını bilirsin. Tarihi olan bir "beklediğim" maddesi, ne zaman sormanın yerinde olacağını söyler.
- Başkalarının işlerini kafanda taşımayı bırakırsın. Yanında bir isimle birlikte yazılıdır.
- Bir sonraki görüşme doğru yerden başlar. Hatırlamaya çalışmak yerine "Ölçüler geldi mi?" diye açabilirsin.
| Benim yapacağım | Ondan beklediğim | |
|---|---|---|
| Sorumlu | Sen | Karşı taraf |
| Tarih | Söz verdiğin tarih | Onun verdiği tarih ya da senin seçtiğin kontrol günü |
| Geciktiğinde | Yap ya da haber ver | Nazikçe hatırlat |
Tarihi tahmin etme, sor
"Ölçüleri bekliyorum" bir tarih değildir. Karşı taraf tarih vermediyse notuna uydurma bir tarih yazma. Bunun yerine kendine bir kontrol günü belirle: "Çarşamba hâlâ gelmediyse sor." Belirsiz bir sözü kesin bir tarihmiş gibi kaydetmek takvimi yanlış bir güvenle doldurur ve gerçek tarihleri görmeyi zorlaştırır.
Aynısı senin tarafın için de geçerli. Telefonda söylenen "haftaya" çoğu zaman "fırsat bulunca" demektir. Notu yazarken bir gün seç; o an bunun en az emek isteyen anıdır.
Sesli not mu, yazılı not mu?
Yürürken ya da arabadaysan, kendi sesinle kısa bir özet kaydetmek yazmaktan çok daha hızlıdır. Üç satırı yazacağın gibi yüksek sesle söyle. Sonra metni okuyabilir, ses tonu önemliyse yeniden dinleyebilirsin.
Önemli olan, kaydettiğin şeyin senin özetin olması. Görüşmenin kendisini kaydetmek, özellikle karşı tarafın haberi olmadan, bambaşka bir konudur: birçok ülkede karşı tarafın onayını gerektirir ve kurallar ülkeden ülkeye değişir. Görüşmeden sonra yaptığın kendi anlatımın ise yalnızca senin notundur. Bu konuyu kişiler için sesli not yazısında daha ayrıntılı anlattık.
Sesli notun bir avantajı daha var: ses tonun, o anki düşünceni yazıdan daha iyi taşır. "Teklifi Cuma göndereceğim ama fiyat konusunda tereddütlüydü" gibi bir cümle, yazıya dökülürken çoğu zaman kısalır ve önemli bir ayrıntı kaybolur.
Rakamlar, adresler ya da tam ifadeler söz konusuysa yazılı not daha iyidir. Pek çok kişi ikisini birlikte kullanır: arabada hızlı bir sesli not, sonra yazıyla küçük bir düzeltme.
Notu kişinin yanında tut
Bir not, ancak o kişi tekrar aradığında bulabiliyorsan işe yarar. Bir not uygulamasına, kendinle yazıştığın bir sohbete ve masadaki kâğıtlara dağılmış notlar genellikle orada kalır. Birkaç alışkanlık yardımcı olur:
- Nota kişinin adıyla başla, böylece arama onu bulur.
- Tarihi olan her satırı hemen bir hatırlatmaya çevir; araçların izin veriyorsa o kişiye bağlı olarak.
- Açık işleri haftada bir gözden geçir. Cuma günü beş dakika, kaçan sözleri yakalar.
- Bir sonraki görüşmeden önce son notu oku. On saniye sürer ve bütün konuşmayı değiştirir. Aramaya hazırlık yazısı bunu bir adım ileri götürüyor.
Hatırlatmalar işe yarar, ama hiçbir uygulama her bildirimin sana ulaşacağına söz veremez. Haftalık gözden geçirme senin güvenlik ağındır. Hatırlatmaları işe yarar tutmanın yolları kişiye bağlı takip hatırlatmaları yazısında.
Callmory bunu nasıl yapıyor?
Callmory tam olarak bu alışkanlığın etrafında kurulmuş bir iPhone uygulaması. Görüşmeden sonra kişiyi açar, yazılı bir not bırakır ya da kayda basıp özetini söylersin. Desteklenen cihazlarda sesli notun cihazın üzerinde düzenlenebilir metne dönüşür. Bunların hiçbiri için yapay zekâ gerekmez.
- Her şey tek bir zaman çizelgesinde. Notlar, hatırlatmalar ve geri aramalar o kişinin zaman çizelgesine düşer; bir dahaki sefere bağlam hazırdır.
- Nottan hatırlatma. Tarih ve saat koy, tekrarlayan yap, ertele ya da tamamlandı olarak işaretle. Her hatırlatma geldiği notla bağlantılı kalır.
- Henüz rehberde olmayan numara için geri arama hatırlatması. Yeni bir numara aradıysa ve geri dönmek istiyorsan, numaranın kendisi için hatırlatma kurabilirsin.
- Günlük görünüm. Gecikenleri, bugün yapılacakları ve bir süredir konuşmadığın kişileri gösterir.
Yapay zekâ yardımını ayrıca açarsan bir nottan tek adımda özet ve bir sonraki adım önerisi alabilirsin. Bu isteğe bağlıdır, sen açana kadar kapalıdır ve sen kontrol etmeden hiçbir şey kaydedilmez. Ayrıntılar onaylı yapay zekâ not özeti yazısında.
Hâlâ geliştirilen kısım: tek bir notu, her birinin kendi tarihi ve hatırlatması olan ayrı "Senin yapacağın" ve "Beklediğin" işlerine ayırmak. Bu gelene kadar iki satırı da nota yazıp her taraf için elle bir takip kurabilirsin. Yukarıdaki şablon bugün düz notlar ve hatırlatmalarla çalışıyor.
Callmory telefon görüşmelerini ya da karşı tarafın sesini asla kaydetmez. Sesli not yalnızca sen kayda bastığında başlar ve yalnızca senin sesini içerir.
Sık sorulan sorular
Görüşme sonrası not alırken neler yazmalıyım?
Ne konuştuğunuzu anlatan tek bir cümle, senin ne yapacağın ve ne zamana kadar, ondan ne beklediğin ve ne zamana kadar. Kişisel bir ayrıntı geçtiyse onu da ekle.
Görüşmeden sonra kendi özetimi kaydetmek sorun olur mu?
Görüşmeden sonra kendi sesinle yaptığın özet senin notundur. Görüşmenin kendisini kaydetmek ise farklıdır ve bulunduğun yere göre çoğu zaman karşı tarafın onayını gerektirir.
Karşı taraf tarih vermediyse ne yapmalıyım?
Tarih uydurma. Tarih verilmediğini yaz ve sormak için kendine bir kontrol günü belirle.
İyi görüşme notları için yapay zekâ gerekli mi?
Hayır. Şablon herhangi bir not uygulaması ve bir hatırlatmayla çalışır. Yapay zekâ yazma işini kısaltabilir, ama yazdığını kaydetmeden önce her zaman kontrol etmelisin.