Kişisel CRM uygulaması: kişiler, notlar ve takip tek yerde

Kişisel CRM uygulaması aslında basit bir fikir: görüştüğün her kişinin yanında bağlamı, son konuşmanız ve bir sonraki adım dursun. Bunun için satış hunisine, ekip planına ya da karmaşık bir müşteri takip uygulamasına ihtiyacın yok. Bu yazıda neyi tutman gerektiğini, hangi aracın kime uyduğunu ve sistemi ayakta tutan haftalık bir düzeni bulacaksın.

Kısaca: Kişisel CRM, rehberindeki her kişiye dört şey eklemektir: onu nereden tanıdığın, en son ne konuştuğunuz, kimin ne söz verdiği ve tarihi belli bir sonraki adım. Bir tablo, notlu bir rehber uygulaması ya da ayrı bir CRM aracı işini görebilir. Görüşmeden sonra gerçekten açacağın aracı seç ve haftada bir gözden geçir.

Kişisel CRM kimin işine yarar

Kurumsal CRM şirketler için yapılır: satış aşamaları, ekipler, raporlar. Kişisel CRM ise çok insanla konuşan ve onları gerçekten hatırlamak isteyen tek bir kişi içindir. En çok şu durumlarda işe yarar:

• Serbest çalışanlar ve danışmanlar. Müşteriler, eski müşteriler, iş yönlendirebilecek tanıdıklar. Cuma günü göndereceğine söz verdiğin teklif, faturadan daha az önemli değildir.
• Küçük işletme sahipleri. Tesisatçı, mali müşavir, emlakçı, esnaf. Müşteri yeni bir numaradan arar, geçen ayki işi sorar ve hatırlamanı bekler. "Müşteri takip uygulaması" diye aranan şey çoğu zaman tam olarak budur.
• Satış çalışanları. Şirketin CRM'i olsa bile, işten işe taşınan kendi ilişkilerini ayrıca tutmak isterler.
• Çevre edinen herkes. Bir fuardan ya da etkinlikten birkaç yeni isimle dönersin. İki hafta sonra yüzleri hatırlarsın ama kimin tanıştırılmak istediğini hatırlamazsın.

İş dışında da işe yarar: geri arayacağına söz verdiğin bir arkadaş, bir akrabanın doktor randevusu, merdiven ödünç veren komşu. Onlar da kişi; aynı alışkanlık burada da yardımcı olur.

Hafif bir kişisel CRM neleri tutmalı

Çoğu sistem fazla şey tutmaya çalıştığı için bırakılır. Kişi başına dört alan neredeyse her şeyi karşılar.

Bu alanları kullanışlı kılan birkaç kural:

• Görüş değil, bilgi yaz. "WhatsApp'ı tercih ediyor" işe yarar. Kişi hakkında bir yargı yaramaz; üstelik onun okumasını istemezsin.
• İki tarafın sözünü de yaz. Çoğu liste yalnızca senin yapacaklarını tutar. Karşı taraftan beklediğin şey de aynı kolaylıkla unutulur.
• Her sonraki adımın bir tarihi olsun. "Yakında dönerim" bir adım değildir. Karşı taraf tarih vermediyse kendine bir kontrol günü seç, onun adına tarih uydurma.
• Meslek ve şirket bilgisini kişi kartında tut. İsim aklına gelmediğinde "matbaacı" diye bulabilirsin. Ayrıntılar kişi kartına ne kaydedilmeli yazısında.

Görüşmenin kendisi için telefonu kapattıktan hemen sonra yazılan kısa bir not yeterlidir. Görüşme sonrası not alma yazısındaki 20 saniyelik şablon "son görüşme" alanı için birebirdir.

Tablo, rehber uygulaması ya da CRM aracı

Tek doğru araç yok. Her biri bir şeyden vazgeçer.

Pratikte:

• Tablo, asıl ihtiyacın bir liste ise iyidir: bir etkinlikteki herkes, bir kampanyadaki adaylar. Geçmiş ve hatırlatma konusunda zayıftır ve aramaların yapıldığı telefondan uzakta durur.
• Rehber uygulaması kişilerin zaten bulunduğu yerdir. Sınırı şu: telefonun kendi not alanı yalnızca metin tutar; tarih, hatırlatma ya da geçmiş yoktur. Bağlam için yeterli, takip için zayıf kalır.
• CRM aracı, birden fazla kişi aynı müşterilerle çalışıyorsa ya da rapor gerekiyorsa mantıklıdır. Tek kişi için kurulum ve her gün veri girmek, çoğu zaman bırakılmasının sebebidir.

Hangisini seçersen seç, test basit: görüşmeden sonraki dakikada açacak mısın? Açmayacaksan kısa sürede eskir.

Hakkında not tuttuğun kişilerin gizliliği

Kişisel CRM, başka insanlar hakkında tutulmuş notlardan oluşur. Bu hem etik hem de hukuki açıdan özen ister.

• Yalnızca iletişimde kalmak ya da işi yapmak için gerekeni tut. İletişim bilgisi, bağlam, ne konuşulduğu. Sağlık bilgisi, aile sorunları ve hassas konuları açık bir gerekçe yoksa yazma.
• Kişinin bir gün okuyabileceğini varsay. Omzunun üstünden okuyormuş gibi yaz.
• Şifre, kart numarası ya da kimlik numarasını nota yazma. VCF gibi rehber dosyaları düz metindir.
• Cihazı ve yedekleri koru. Telefonunda ekran kilidi, not içeren yedek dosyalarında parola kullan. Nasıl çalıştığı şifreli rehber yedeği yazısında.
• Artık gerekmeyeni sil. Beş yıl önceki bir müşterinin eski görüşme notlarına ihtiyacın yok.

İşin için müşterilerin hakkında not tutuyorsan, Türkiye'de KVKK ya da AB'de GDPR gibi kişisel verilerin korunmasına ilişkin düzenlemeler seni de ilgilendirebilir. Genel olarak bu kurallar kişisel verilerin belli bir amaçla tutulmasını, doğru ve güvende olmasını ve gerekenden uzun saklanmamasını bekler. Bu yazı hukuki tavsiye değildir; çok sayıda müşteri verisi işliyorsan çalıştığın yerde geçerli kuralları kontrol et.

Haftada bir yapılacak basit düzen

Haftada on beş dakika, kişisel CRM'i işe yarar halde tutar. Cuma öğleden sonra ya da pazartesi sabahı uygun zamanlardır.

1. Yeni kişileri ekle. Haftanın kartvizitleri, yeni numaraları, bir etkinlikte tanıştıkların. Bağlamı hâlâ hatırlarken yaz.
2. Açık sözlere bak. Senin yapacağın her şeyi ya yap, ya yeni bir tarihe al, ya da karşı tarafa haber ver. Beklediğin her şey için kibar bir hatırlatma gönderip göndermeyeceğine karar ver.
3. Sonraki adımları kontrol et. Tarihi geçen her şeye yeni bir tarih ver ya da kapat. Hiçbir madde tarihsiz kalmasın.
4. Sessizleşen ilişkilere bak. Önemli olup bir süredir konuşmadığın kimler var? İki üç kişi seç ve aramak için hatırlatma kur.
5. Tek bir şeyi toparla. Bir mükerrer kaydı kontrol ederek elle birleştir, eksik bir meslek bilgisini doldur, artık gerekmeyen bir notu sil.

Her gün yapılacak tek şey görüşme sonrası nottur. Gerisini hatırlatmalar üstlenir; ama hiçbir uygulama her bildirimin ulaşacağına söz veremez, haftalık kontrol bu yüzden önemlidir. Kişiye bağlı takip hatırlatmaları ve iPhone'da arama hatırlatıcı yazıları daha fazla ayrıntı veriyor.

Callmory bunu nasıl yapıyor

Callmory rehber odaklı bir seçenek: bir satış hunisinden değil, iPhone'undaki kişilerden yola çıkar. Bir iPhone uygulamasıdır ve beta, bekleme listesi üzerinden aşama aşama açılıyor. Android daha sonra gelecek.

Bugün hazır olanlar:

• Bağlamıyla kişiler. Birden fazla numara ve e-posta, şirket, unvan, şehir, nerede ve nasıl tanıştığınız, tercih edilen isim, etiketler ve listeler. Hangi kişileri alacağını sen seçersin; hiçbir şey sessizce yüklenmez.
• Zaman çizelgesinde notlar. Yazılı not ya da kayda bastığında yalnızca senin sesinle alınan sesli not. Desteklenen cihazlarda sesli not düzenlenebilir metne dönüşür. Yapay zekâ gerekmez.
• Hatırlatmalar ve takipler. Tarih ve saat, tekrarlayan takipler, erteleme ve tamamlama; her biri geldiği nota bağlı. Henüz rehberde olmayan bir numara için de geri arama hatırlatması kurabilirsin.
• Gün görünümü. Geciken, bugün yapılacak işleri ve bir süredir konuşmadığın kişileri gösterir.
• Bildiğinle arama. Kişileri şirkete, mesleğe ya da notlarındaki herhangi bir şeye göre bul; ayrıntılar rehberde mesleğe göre kişi bulma yazısında.
• Onayladığın isteğe bağlı yapay zekâ özeti. Sen açana kadar kapalıdır ve sen kontrol etmeden hiçbir şey kaydedilmez.

Henüz bitmeyenler: kendi tarihi ve hatırlatması olan "Senin yapacağın" ve "Beklediğin" iki taraflı görevler hâlâ geliştiriliyor. O zamana kadar iki tarafı da nota yazıp her biri için elle takip kurabilirsin. Ayrı tutmak istediğin kişiler için kendi parolası, şifrelemesi ve yedeği olan özel alan hazır ve güvenlik incelemesinde; herkese ancak cihaz testleri ve bağımsız bir incelemeden sonra açılacak. Notlardan görev çıkarma gibi yapay zekâ yardımı içeren Pro planlanıyor ve henüz satışta değil. Notlar, hatırlatmalar ve yedekler dahil temel kullanım ücretsiz; ayrıntılar fiyatlandırma sayfasında.

Callmory görüşmeleri kaydetmez, mesajlarını okumaz ve senin yerine mesaj göndermez.

Sık sorulan sorular