Takip hatırlatmaları: bağlamı kaybetmeyen kişiye bağlı bir düzen

Takip hatırlatmaları, genel bir yapılacaklar listesinde değil, bir kişiye bağlı olduğunda işe yarar. "Geri ara" bir hafta sonra hiçbir şey ifade etmez; "Elif'i kira yenilemesi için ara, iki seçenek istemişti" ise hemen harekete geçebileceğin bir nottur. Bu yazıda bağlamı hatırlatmayla birlikte tutan bir takip düzenini nasıl kuracağını anlatıyoruz.

Genel yapılacaklar listeleri takipleri neden kaybettirir?

Çoğumuz takipleri üç yerden birinde tutarız: bir yapılacaklar uygulaması, takvim ya da kafamız. Her biri bir şeyi kaçırır.

• Yapılacaklar uygulaması işi tutar ama konuşmayı tutmaz. "Teklif gönder" yazısını görürsün, kime olduğunu ve ne konuşulduğunu hatırlaman gerekir.
• Takvim toplantılar için yapılmıştır, küçük açık işler için değil. Ufak takipler takvimi doldurur ve bir süre sonra onları görmezden gelmeye başlarsın.
• Kafan ise hafta yoğunlaşana kadar çalışır.

Eksik olan parça, hatırlatma ile kişi ve hatırlatma ile çıktığı not arasındaki bağdır. Hatırlatma geldiğinde kimin hakkında olduğunu ve neden var olduğunu tek bir yerde görmek istersin.

İyi bir takip hatırlatmasının parçaları

Gerçekten yapılan bir takibin beş parçası vardır:

Yalnızca gün değil, saat seç

Toplantılarla dolu bir günde saat 09.00'da gelen hatırlatma kaydırılıp geçilir. Gerçekten bir şey yapabileceğin bir saati seç; örneğin öğle arasından sonraki boşluğu. Hatırlatma geldiğinde harekete geçemiyorsan kapatma, gerçek bir saate ertele.

Tekrarlanan takipleri işler için değil, ilişkiler için kullan

Bazı insanlarla belli bir ritimde görüşmek istersin: her çeyrekte bir akıl hocanla, her ay önemli bir müşterinle, birkaç haftada bir bir akrabanla. Tekrarlanan bir hatırlatma bunu tek seferlik bir işten daha iyi yönetir, çünkü tamamladığında bile yeniden gelir.

"Ben yapacağım" ile "bekliyorum"u ayır

Takiplerin çoğu, karşı taraf sana bir şey borçlu olduğu için durur: bir belge, bir onay, bir ölçü. Bunlar farklı bir hatırlatma ister: son tarih değil, kontrol günü. Karşı taraf tarih vermediyse uydurma. Onun yerine "Çarşamba hâlâ gelmediyse sor" diye kur. Görüşme sonrası not şablonumuz tam olarak bu ayrımı kullanıyor.

Kayıtlı olmayan numaralar için geri arama

Sık rastlanan bir boşluk: bir numara arar, açamazsın ya da konuşamazsın, numara da rehberinde yoktur. Bir usta, bir muayenehane ya da bir arkadaşının önerdiği biri olabilir. Geri aramayı düşünürsün ve unutursun, çünkü hatırlatmayı bağlayacak bir kişi kaydı yoktur.

İki alışkanlık işe yarar:

1. Hatırlatmayı numaranın kendisine kur. Tam bir kişi kaydı oluşturmayı bekleme. Yalnızca numara ve kısa bir not ("tesisatçı, Mert önerdi") içeren bir geri arama hatırlatması yeterlidir.
2. Önemliyse sonra kişiye dönüştür. Kim olduğunu öğrendiğinde düzgünce kaydet ki bir sonraki notun da bir yeri olsun. Hangi alanların en çok işe yaradığını kişi kartına ne kaydedilmeli yazısında anlattık.

Haftalık takip rutini

Hatırlatmalar ancak onlara baktığında işe yarar. Kısa bir rutin listeyi dürüst tutar:

1. Her gün, bir dakika: neyin geciktiğine ve bugün neyin yapılacağına bak. Ya yap, ya gerçek bir saate ertele, ya da tamamla.
2. Her önemli görüşmeden sonra: tek satırlık bir not yaz ve takibi, aklındayken o nottan oluştur.
3. Her hafta, beş dakika: bir süredir konuşmadığın kişilere göz at. Önemli olanlara bir kontrol hatırlatması ekle.
4. Bir işi tamamladığında: kısa bir tamamlama notu ekle ("e-postayla gönderildi, onayladı"). Sonradan merak etmekten kurtarır.

Ertelemeyi akıllıca kullan

Erteleme, hatırlatmayı kaybetmeden zaman kazanmanın yoludur; ama sınırsız erteleme bir işin aslında yapılmayacağının işaretidir. Bir takibi üç kez ertelediysen dur ve sor: bu iş gerçekten gerekli mi, yoksa daha küçük bir ilk adıma mı bölünmeli? "Teklifi hazırla" yerine "fiyat listesini aç" gibi küçük bir adım, ertelenen işi çoğu zaman yeniden harekete geçirir. Gerekli değilse, bir tamamlama notuyla kapat.

Bildirimler hakkında bir not

Hiçbir uygulama her bildirimin ulaşacağına söz veremez. Odak modları, Düşük Güç Modu, bildirim ayarları ve işletim sisteminin kendisi bir bildirimi geciktirebilir ya da gizleyebilir. Bildirimi bir dürtme, günlük kontrolü ise asıl düzen olarak gör. Bir takip kritikse, her gün açtığın bir listede de göründüğünden emin ol.

Callmory bunu nasıl yapıyor?

Callmory, notları ve takipleri ait oldukları kişiyle birlikte tutan bir iPhone uygulaması. iPhone betası bekleme listesi üzerinden aşama aşama açılıyor. Takiplerin bugün neler yaptığı ve neyin hâlâ geliştirildiği şöyle:

Bugün hazır olanlar

• Tarihli ve saatli hatırlatmalar. Bir kişiye bağlı takibi belirli bir ana kur.
• Tekrarlanan takipler. Belli bir ritimde görüşmek istediğin kişiler için.
• Ertele ve tamamla. Hatırlatmayı daha uygun bir saate ertele ya da tamamlandı olarak işaretle. Takip tarihleri, geçmişi ve tamamlama notları şifreli uygulama yedeğine dahildir.
• Notla bağlantılı. Her hatırlatma geldiği notla bağlantılıdır; bağlam bir dokunuş uzağında. Yazılı ve sesli notlar, hatırlatmalar ve geri aramalar o kişinin zaman çizelgesine düşer.
• Henüz rehberde olmayan bir numara için geri arama hatırlatması. Kaydetmediğin bir numara için geri arama kur.
• Günlük görünüm. Gecikenleri, bugün yapılacakları ve bir süredir konuşmadığın kişileri gösterir. Widget ile takiplere bir bakışta ulaşırsın.

Geliştiriliyor

• İki yönlü işler. Her birinin kendi tarihi ve hatırlatması olan ayrı "Senin yapacağın" ve "Beklediğin" işleri geliştiriliyor. Bugün aynı ayrımı elle kurduğun takiplerle yapabilirsin: biri senin yapacağın için, biri beklediğin şey için kontrol hatırlatması. Yapay zekâ yardımı açıkken tek nottan bu ayrı işlerin taslağını çıkarmak da aynı çalışmanın parçası; ayrıntılar onaylı yapay zekâ not özeti yazısında.

Her uygulama gibi Callmory de telefonun bildirim sistemine dayanır; bu yüzden yalnızca bildirime değil, günlük görünüme de bakmayı alışkanlık hâline getir. Hatırlatmalar, notlar ve takipler ücretsiz çekirdeğin parçasıdır; ayrıntılar fiyatlandırma sayfasında.

Kaçınılması gereken yaygın hatalar

• Belirsiz işler. "Mert'le takip et" bir iş değildir. "Mert'ten imzalı sözleşmeyi iste" bir iştir.
• Fazla hatırlatma. Her şey seni dürtüyorsa hiçbir şey dürtmez. Hatırlatmaları, unutulursa gerçekten sana bir şey kaybettirecek işlere sakla.
• Uydurma tarihler. Başkasının sözü için kendi uydurduğun kesin bir tarih yanlış güven verir. Kontrol günü kullan ve öyle adlandır.
• Ertelemek yerine kapatmak. Hiçbir şey yapmadan hatırlatmayı kaydırıp geçmek, elindeki tek uyarıyı siler.
• Tamamlama notu yazmamak. Ayrıntısız bir "tamamlandı", sonradan gerçekte ne yapıldığından emin olamamana yol açar.

Bu hatalardan kaçınmak için karmaşık bir sisteme gerek yok. Kişiye bağlı, net bir fiil içeren, gerçekçi bir saate kurulmuş ve geldiği notla bağlantılı bir takip, çoğu durumda yeterlidir. Gerisi, her gün bir dakikalık kontrolü alışkanlık hâline getirmekten ibaret.

Sık sorulan sorular