Rehberden arama ve mesaj: kontrolü bırakmadan daha hızlı iletişim

Rehberden arama ve mesajı hızlandırmak için iki şeye ihtiyacın var: doğru kişiyi bir saniyede bulmak ve her mesaja boş bir ekrandan başlamamak. Bu yazıda, iPhone'da ya da herhangi bir telefonda işe yarayan alışkanlıkları ve bir uygulamanın nerede yardım etmesi, nerede geri durması gerektiğini anlatıyoruz.

Kişiyi bir saniyede bul

Aramadan önceki gecikmelerin çoğu numarayı çevirmekten değil, doğru kaydı bulmaktan kaynaklanır: yalnızca adıyla kaydettiğin usta, üç numarası olan iş arkadaşı, soyadını hiç yazmadığın arkadaş.

Her hafta aradığın kişiler için favoriler

Favorileri kısa tut ve gerçekten işine yarayacak şekilde seç. Gerçekten sık aradığın beş ile on kişi, kırk kişilik bir listeden daha kullanışlıdır. Birkaç ayda bir listeye göz at ve artık düzenli aramadığın kişileri çıkar.

Numaraları ezbere bilenler için tuş takımıyla arama

Tuş takımıyla arama, kişiyi numara tuşlarından bulmanı sağlar; örneğin numaranın bir kısmını yazarak. Birçok uygulamada rakamlar harflerle de eşleşir (2 için ABC, 3 için DEF gibi). Tek elle hızlıdır ve numaranın bir kısmını hatırlayıp hangi adla kaydettiğini hatırlamadığında çok işe yarar.

Bulabileceğin şekilde kaydet

Arama yalnızca kaydettiğini bulur. Birkaç alan büyük fark yaratır:

• Şirket ya da meslek: "elektrikçi" ya da "muhasebeci" yazınca doğru kişi çıksın.
• Nerede tanıştığınız: bir kez görüp yeniden ihtiyaç duyacağın kişiler için.
• Her numarada ülke kodu: iPhone'da arayan kimliği için de önemlidir (aşağıda anlatıyoruz).

Her alanı kişi kartına ne kaydedilmeli yazısında, arama alışkanlıklarını da rehberde mesleğe göre kişi bulma yazısında ele aldık.

Aynı kişinin birden fazla numarası

İş ve cep numarası olan biri için yanlış numarayı aramak sık yapılan bir hatadır. Her numaranın etiketini (ev, iş, cep) koru ve sık kullandığın numarayı en üste al. Bir numara artık kullanılmıyorsa silmek yerine bir not ekleyebilirsin; eski bir mesajı ararken hangi numaranın kime ait olduğunu görmek işine yarar.

Mesajlar: otomatik pilot değil, taslak

Bir görüşmeden sonra gönderdiğin mesajların çoğu her seferinde neredeyse aynıdır: toplantı teyidi, "konuştuğumuz belge ekte", bir teşekkür. Bunları her seferinde baştan yazmak zaman kaybıdır; ama otomatik göndermek kötü bir fikirdir.

Mesajları neden kendin göndermelisin?

• Bağlam değişir. Dokuz müşteriye uyan bir şablon onuncusu için yanlış olabilir.
• Hatalar hızlı yayılır. Yanlış kişiye ya da yanlış tarihle gönderilen bir mesaj çoğu uygulamada geri alınamaz.
• Güven. İnsanlar bir mesajın bir sistem tarafından gönderildiğini anlar. Kısa bir kişisel düzenleme mesajı senin yapar.

Güvenli orta yol, düzenlenebilir taslaktır: uygulama alıcıyı ve bir başlangıç metnini doldurur, sen okursun, değişmesi gerekeni değiştirirsin ve gönder tuşuna kendin basarsın.

Göndermeden önce üç kontrol

Bir taslağı gönder tuşuna basmadan önce birkaç saniye ayır:

1. Alıcı doğru mu? Aynı adı taşıyan iki kişi ya da bir grup sohbeti kolayca karışır.
2. Tarih ve saat doğru mu? Şablondan kalan eski bir tarih, en sık görülen hatadır.
3. Ton uygun mu? Resmî bir müşteriye ve yakın bir arkadaşa aynı cümleyle yazılmaz.

Bu üç kontrol, bir taslağı kendi mesajına dönüştüren adımdır.

Doğru kanalı seç

Saklamaya değer üç taslak

1. Görüşmeden sonra: "Görüşme için teşekkürler. Konuştuğumuz gibi teklifi Cuma'ya kadar göndereceğim. Ölçüler hazır olunca iletebilir misin?"
2. Toplantıdan önce: "Yarın saat 10.00'da görüşmek üzere. Konuştuğumuz iki seçeneği getireceğim."
3. Nazik bir hatırlatma: "Geçen hafta konuştuğumuz belgeler için yazıyorum. Acelesi yok, takıldığın bir yer olursa haber ver."

Her biri yalnızca bir başlangıç. İsimleri, tarihleri ve tonu her seferinde değiştir. Taslaklarını bir not uygulamasında ya da klavyenin metin kısayollarında tutabilirsin; önemli olan, onları her seferinde okuyup kişiye göre uyarlaman ve gönder tuşuna kendin basman.

Seni kimin aradığını kendi rehberinden tanımak

Bilinmeyen bir numara aradığında bir etiket görmek işe yarar. Bir uygulamanın bu etiketi sağlamasının birbirinden çok farklı iki yolu vardır:

• Ortak bir sorgu veritabanı. Genellikle birçok kullanıcının rehberinden oluşturulur. Hiç kaydetmediğin numaraları etiketleyebilir, ama bu, kişilerinin ad ve numaralarının başka insanların telefonlarından toplanmış olabileceği anlamına gelir. Artılarını ve eksilerini arayan kimliği uygulamaları rehberinle ne yapıyor yazısında anlattık.
• Kendi rehberinden etiketler. Uygulama telefona, senin seçtiğin numaraları nasıl etiketleyeceğini söyler. Yalnızca zaten tanıdığın kişileri etiketler ve hiçbir şey paylaşılmaz.

iPhone'da arayan kimliği uygulamaları, Ayarlar'da Telefon bölümünün altındaki arama engelleme ve kimlik belirleme ayarı üzerinden bağlanır (İngilizce arayüzde Call Blocking & Identification). Yalnızca ülke koduyla kaydedilmiş numaralar (örneğin +90 ya da +44) etiketlenebilir; bu bir iOS kuralıdır.

Callmory bunu nasıl yapıyor?

Callmory, kişilerini, notlarını ve takiplerini bir arada tutan bir iPhone uygulaması. iPhone betası bekleme listesi üzerinden aşama aşama açılıyor. Arama ve mesaj tarafında şu özellikler hazır:

• Callmory'den arama başlat. Kişiyi bul ve ara. Arama listesi Callmory'den başlattığın aramaları ve kendi kaydettiğin görüşmeleri gösterir; iPhone'unun bütün arama geçmişinin kopyası değildir.
• Favoriler ve tuş takımıyla arama. İkisi de ücretsiz çekirdeğin parçası; kişi sınırı yok.
• Düzenlenebilir e-posta, SMS ve WhatsApp taslakları. Callmory değiştirebileceğin bir taslak açar, gönderen sensin. Callmory senin yerine mesaj göndermez ve WhatsApp ya da SMS konuşmalarını okumaz.
• iPhone'da kendi arayan kimliği etiketlerin. Gelen aramaları seçtiğin kişilerle etiketle. Ortak sorgu veritabanı yok. Callmory'yi Ayarlar'da Telefon altındaki arama engelleme ve kimlik belirleme ayarından etkinleştir, sonra uygulamanın More sekmesindeki "Refresh Caller ID" ile etiketleri yenile. Yalnızca ülke koduyla kaydedilmiş numaralar etiketlenebilir. Adımlar destek sayfasında.

Callmory görüşmeleri kaydetmez. Görüşmeden sonra kişiye yazılı ya da sesli not bırakıp ondan bir takip kurabilirsin; ayrıntılar kişiye bağlı takip hatırlatmaları yazısında. Konuşmaya uygun, yapay zekâyla hazırlanan takip mesajı taslakları Pro'nun (ayda 9,99 $) aylık yapay zekâ hakkının parçası; bkz. fiyatlandırma.

Hızlı kurulum listesi

• Favorileri her hafta aradığın kişilere indir.
• Sık aradığın numaralara ülke kodu ekle.
• Yalnızca adıyla kaydettiğin herkese şirket ya da meslek ekle.
• Sık gönderdiğin üç mesaj için taslak yaz ve göndermeden önce her seferinde düzenle.
• Telefon ayarlarındaki arama engelleme ve kimlik belirleme bölümünde hangi uygulamaların arayan kimliği erişimi olduğuna bak, artık kullanmadıklarını kapat.

Bu listeyi bir kez yapman yeterli değil; birkaç ayda bir tekrar bakmak rehberini temiz tutar. Yeni bir iş, yeni bir şehir ya da yeni bir proje genellikle rehbere bir anda onlarca yeni kişi ekler. O dönemlerde favorileri ve taslakları güncellemek, sonraki haftalarda aramaya ve yazmaya harcadığın zamanı belirgin biçimde azaltır. Rehberini ilk kez düzenliyorsan, önce bir yedek almak da iyi bir alışkanlıktır.

Sık sorulan sorular